Allgemeine Fragen zur Büchereiverwaltung BISaM

Die Einstellung erfolgt unter Datei -> Einstellungen im Reiter "Medienerfassung". Inventarnummen können aus drei Komponenten zusammengesetzt werden:

• einem Vorsatztext ganz am Anfang
• einer fortlaufenden Nummer mit Anagbe der Anzahl der zu verwendenden Ziffern
• der aktuellen Jahreszahl vor oder nach der laufenden Nummer

Ihre Inventarnummern kann also eines der folgenden Formate haben:

• 12345 (nur eine fortlaufende Nummer)
• INV-12345 (Vorsatztext INV- und fortlaufende Nummer)
• Text 12345 (Vorsatztext Text und laufende Nummer)
• INV-2015-12345 (Vorsatztext INV-, Jahreszahl und fortlaufende Nummer)
• INV-12345-2015 (Vorsatztext INV-, fortlaufende Nummer und Jahreszahl)
• 12345-2015 (fortlaufende Nummer und Jahreszahl)
• 2015-12345 (Jahreszahl und fortlaufende Nummer)

BISaM SQL unterstützt zwei Etiketten-Arten als Buchaufkleber:

• einfache Barcode-Etiketten: Dies ist das meistverwendete Verfahren für Buchaufkleber. Es wird nur der Barcode gedruckt. Verwendet werden DIN A4 Vorlagen für Laser- und Tintanstrahldrucker
• Buchdaten-Etiketten: Sie können auch für jedes Buch ein Etikette mit Zusatzdaten (Titel, Autor etc.) erstellen. BISaM unterstützt dazu die Verwendung von Etikettendruckern.

Über Datei -> Einstellungen -> Medienerfassung können Sie festlegen, ob reine Barcode-Etiketten im Format 24x48mm auf DIN A4-Bogen gedruckt werden oder ob ein Etikettendrucker Ihre individuell gestalteten Etiketten je Buch drucken soll.

Wie bei allen Druckvorlagen in BISaM, können Sie auch die Vorlage für die individuellen Buchetiketten frei gestalten. Sie können dabei alle Daten verwenden, die für ein Buch vefügbar sind, also z.B. den Titel, Autor, Preis und selbstverständlich sowohl den original-Buch-Barcode als auch einen selbst erstellten internen Barcode, wenn der selbe Titel in mehreren Exemplaren vorliegt.

Die Bearbeitung der Druckvorlage erfolgt ebenso wie die grundsätzliche Auswahl der Etiketten-Art in Datei->Einstellunge->Medienerfassung

Als Drucker benötigen Sie dann einen speziellen Etikettendrucker. Dieser hat eine Rolle mit Klebe-Etiketten, die je nach Hersteller entweder bereits vorgestanzt sind und somit nur ein festes Format zulassen, oder die vom Drucker über eine im Drucker vorhandene Schneide-Vorrichtung auf jede von Ihnen gewünschte Länge eingestellt werden können. Die Breite ist immer durch die maximale Breite der Etikettenrolle vorgegeben. Meist beträgt diese 80mm.

Neben dem bereits in BISaM 2.9 enthaltenen CSV-Import beherrscht BISaM SQL auch den Import im Standardformat MAB für Bibliotheken.

Sie können Bücher daher auf folgenden Wegen übernehmen:

• Import einer CSV-Datei:
  Um eine CSV-Datei zu importieren, gehen Sie so vor:
  • Wählen Sie Extras -> Import aus CSV-Datei
  • wählen Sie die Importdatei aus
  • klicken Sie auf die Markierung für den Import von Medien (Auswahlmöglichkeit Leser oder Medien)
  • klicken Sie auf die Markierung für das in Ihrer CSV-Datei verwendete Trennzeichen (Komma oder Semikolon)
  • Ordnen Sie jeder Spalte der CSV-Datei das Feld zu, in das die Daten übernommen werden sollen. Haben Sie z.B ein Feld Name und ein Feld Vorname, ordnen Sie hier die BISaM-Felder Nachname und Vorname zu.
  • Mit Klick auf "Import starten" werden die Daten importiert.
• Import einer MAB-Datei:
  Anders als bei CSV ist bei diesem Format bereits in der Importdatei festgelegt, welche Daten wohin importiert werden müssen. Es ist also keinerlei weitere Konfiguration notwendig.
  Um eine MAB-Datei zu importieren, gehen Sie so vor:
  • Wählen Sie Extras -> Import aus MAB2-Datei
  • wählen Sie die Importdatei aus
  • Sie können für alle zu importierenden Bücher jetzt noch ein Kennzeichen vergeben, indem Sie entweder eines der verfügbaren Ankreuzkäschten markieren oder in einem der Freitexte einen Eintrag machen (z.B. "Leihgabe der Stadbücherei")
  • Mit Klick auf "Importieren" werden die Daten importiert.

Um Leser aus dem Verwaltungsprogramm der Schule oder aus einer Vorgänger-Software zu importieren, benötigen Sie die Leserdaten als CSV-Datei. Diese kann z.B. aus Excel mit "Datei->speichern unter" im Format CSV erstellt werden.
Um eine CSV-Datei zu importieren, gehen Sie dann so vor:

• Wählen Sie Extras -> Import aus CSV-Datei
• wählen Sie die Importdatei aus
• klicken Sie auf die Markierung für den Import von Lesern (Auswahlmöglichkeit Leser oder Medien)
• klicken Sie auf die Markierung für das in Ihrer CSV-Datei verwendete Trennzeichen (Komma oder Semikolon)
• Ordnen Sie jeder Spalte der CSV-Datei das Feld zu, in das die Daten übernommen werden sollen. Haben Sie z.B ein Feld Name und ein Feld Vorname, ordnen Sie hier die BISaM-Felder Nachname und Vorname zu.
• Mit Klick auf "Import starten" werden die Daten importiert.

BISaM SQL bietet eine gegenüber der Vorgängerversion BISaM 2.9 verbesserte Option zur Erstellung von Klassensätzen an. Bisher mussten Sie in BISaM 2.9 das erste Buch erfassen, dann über den Kopier-Schalter jeweils eine Kopie erstellen, mit einem Barcode-Aufkleber versehen und dessen Nummer einscannen.

In BISaM SQL gehen Sie nun so vor:

1. Verfahren mit einfachen Aufklebern, nur mit Barcode:
   
   • Drucken Sie die Barcodes und kleben Sie auf die Bücher des Klassensatzes auf
   • Nehmen Sie das Buch mit dem ersten (kleinsten Barcode)
   • legen Sie dieses Buch in BISaM neu an und scannen dessen Barcode als Startwert ein
   • Wählen Sie dann die Funktion "Klassensatz erzeugen" und geben die Anzahl der benötigten Kopien an
   BISaM erstellt nun die angegebene Anzahl Kopien und berechnet die Barcodes. Sie kontrollieren nur noch, ob der von BISaM als letzter Code angezeigte Wert mit Ihrem Code auf dem letzten Buch (größte Nummer) übereinstimmt.
2. Verfahren mit Deatilaufklebern:
   Besitzen Sie einen Etikettendrucker können Sie das Druckverfahren für die Aufkleber umstellen. Dann arbeitet auch die Klassensatz-Erstellung etwas anders.
   • Legen Sie das erste Buch an
   • Klicken Sie auf den Schalter "Klassensatz erstellen" und geben die benötigte Anzahl an
   BISaM erstellt nun die benötigten Kopien und druckt die dazu notwendigen Detail-Aufkleber. Diese müssen nur noch auf die Bücher geklebt werden.

Benötigt wird das Modul "Schulbuchverwaltung"

, das in allen Paketangeboten enthalten ist.

Um Auswesie für die Leser zu drucken, müssen zunächst die Daten der Leser erfasst sein. Dies erfolgt im Menü "Leser". Dort können Sie alle benötigten Daten hinterlegen.
Zwingend erforderlich sind dabei nur drei Informationen zum Leser sowie eine Information aus Datei-> Einstellungen:

• Name
• Vorname
• Barcode
• Name der Bücherei aus Datei-> Einstellungen -> Büchereidaten

Alle anderen Daten sind nicht zwingend notwendig, können aber ebenfalls verwendet werden. Die Standard-Ausweisevorlage enthält folgende Daten zur Ausgabe:

• Name der Bücherei
• Name und Vorname des Lesers
• Schulklasse
• PLZ und Ort
• Straße
• Barcode
• ein Bild mit dem Bücherei-Logo oder dem Foto des Lesers (auswählbar in Datei-> Einstellungen -> Büchereidaten)

Sind alle Daten erfasst, erfolgt die Druckausgabe über Datei -> Drucken. BISaM verwendet ein Format, das in etwa dem üblicher Visitenkarten entspricht. Sie können daher vorgestanztes Papier für Visitenkarten verwenden. Empfohlen wird aber die Verwendung von Standard- A4-Papier und das Schneiden der Ausweise per Schneidemaschine, da Sie sich dann viel Arbeit zum Millimeter-genauen Ausrichten der Vorlagen sparen.
Wenn Sie die Schulklasse in der Vorlage entfernen, kann ein laminierter Ausweis während der gesamten Schulzeit des Schülers verwendet werden.

Eine detaillierte Beschreibung dazu finden Sie in den Nachrichten. Der Beitrag wird dort laufend erweitert. Aktuell enthält er alle Schritte zur Bearbeitung eines vorhandenen Reports und zur Erstellung eines neuen eigenen Repoirts.
Der Beitrag ist unter http://www.glodek-edv.de/de/aktuelle-nachrichten/81-berichtbearbeitung verfügbar.

Wenn Sie Daten mehrerer Medien mit einem mal ändern möchten um z.B. bei Schulbüchern ein bei der Neuanlage vergessenes Schulfach nachzutragen, markieren Sie zunächst diese Medien in der Tabellenansicht. Gehen Sie zur Markierung wie folgt vor:

• STRG-Taste gedrückt halten und eine Zeile anklicken: das angeklickte Medium wird markiert
• Umschalttaste (Großschreibung) gedrückt halten und Pfeiltaste nach unten drücken: alle beim Blättern durchlaufenen Medien werden markiert.
• In einer Zeile Enter drücken: die Zeile wird markiert

Sie können jederzeit zwischen beiden Verfahren wechseln, um mehrere nicht zusammenhängende Blöcke von Medien zu markieren.
Hinweis:Wenn Sie die Medien vorher in einer passenden Weise sortieren oder mittels eines Suchbegriffs die Liste verkleinern, können Sie meist mit Umschalttaste und Pfeiltaste große Bereiche markieren. So vermeiden Sie das etwas schwierigere Markieren mehrerer Blöcke.
Wenn Sie alle gewünschten Zeilen markiert haben, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine der markierten Zeilen.

Es erscheint ein Menü mit drei Einträgen:

• Ändern der markierten Zeilen
• Löschen der markierten Zeilen
• Export

Wählen Sie hier Ändern der markierten Zeilen. Sie gelangen in ein Eingebfenster, in dem Sie jeweils den zu ändernden Wert (z.B. das Schulfach) markieren und den neuen Wert eintragen. Nach Bestätigung werden die Daten in allen markierten zeilen geändert.

Um einen Rahmen hinzuzufügen, gehen Sie zunächst zur Bearbeitung der Vorlage. Wählen Sie Datei -> Drucken -> Bibliothekskarten und klicken Sie jeweils auf bis due Auswahl Drucken/Vorschau/Bearbeiten erscheint. Wählen Sie hier und klicken Sie dann auf Weiter.
Es wird der Editor zur Bearbeitung der Vorlage geöffnet. Links oben sehen Sie die Daten, die für eine Büchereikarte vorgesehen sind und darum herum eine gestrichelte Linie, die die Größe der Karte angibt.

• Klicken Sie nun links in der Werkzeugleiste auf das unterste Symbol (wenn Sie mit der Maus darüberfahren erscheint der Hilfetext "Zeichne").
• Es erscheint eine Auswahlliste, in der Sie die Zeile "Rechteck" auswählen.
• Ziehen Sie mit der Maus ein Rechteck von der linken oberen Ecke der Kartenvorlage zur rechten unteren Ecke der Vorlage

Um das Ergebnis zu kontrollieren, klicken Sie in der oberen Werkzeugleiste auf das Vorschau-Symbol (ein Blatt Papier mit einer Lupe). Sie sehen nun die Karten mit dem von Ihnen eingefügten Rahmen. Ist der Rahmen zu groß oder zu klein, können Sie ihn nach Beenden der Vorschau noch mit den schwarzen Anfassern an jeder Seite verkleinern oder vergrößern.

Der Strichcode selbst enthält nichts anderes als eine für den am Computer angeschlossenen Scanner lesbare Folge von Ziffern. Die Linien sind dabei so gestaltet, dass durch das Muster auch kleinere Beschädigungen erkannt und Lesefehler korrigiert werden können.
Alle anderen Informationen zu einem Buch sind nur im Computer hinterlegt und werden nicht durch die Linien im Strichcode angegeben. Das Selbe gilt auch für alle anderen Artikel mit einem Strichcode, wie z.B. Artikel aus dem Supermarkt. Der Computer in der Bücherei muss also - genauso wie eine Computerkasse im Supermarkt - zuerst den Strichcode erkennen, dann nach dieser Ziffernfolge in den Bücherdaten suchen und kann Ihnen erst dann anzeigen, wie das Buch heißt. Generell ist der Strichcode (hier EAN13) wie folgt aufgebaut. Jeder Buchstabe im folgenden Muster stellt einen eigenen Bereich dar: Muster: LLHHHHHAAAAAP

• LL: Länderkennzeichen oder Verwendungskenzeichen. In BISaM immer 20 für "eigene Barcodes"
• HHHHH: 5-stelligers Herstellerkennzeichen. In BISaM immer 00001 für Bücher und 00002 für Leser
• AAAAA: 5-stelliger Artikelcode. In BISaM eine fortlaufende Nummer von 00001 bis 99999
• P: Prüfziffer berechnet aus den 12 anderen Ziffern. Der Scanner liest 13 Ziffern, berechnet aus den 12 ersten Ziffern die Prüfziffer und vergleicht ob die 13. gelesene Ziffer und die berechnete Ziffer übereinstimmen. Nur dann wird der Strichcode als "korrekt gelesen" an den PC weitergegeben.

Das ergibt dann z.B. für das erste in BISaM aufgenommene Buch den Code 2000001000014.

• 20: eigener Strichcode
• 00001: es ist ein Buch (00001), kein Leser (das wäre 00002)
• 00001: es ist das erste Buch
• 4: Prüfziffer berechnet aus 200000100001

Für Bücher, die Sie nur genau einmal im Regal stehen haben, ist das nicht unbedingt erforderlich. Sobald aber ein zweites Exemplar des selben Titels hinzukommt, benötigen Sie zur Unterscheidung einen eigenen Aufkleber auf den Büchern.
An Hand des Strichcodes erfolgt bei der Ausleihe die Zuordnung eines Buchs zu einem Leser. Hätten Sie das selbe Buch mit identischem Stichcode zweimal im Programm und eines davon wird beschädigt oder nicht zurückgegeben, könnten Sie nicht erkennen, welcher Leser das Buch beschädigt oder noch nicht zurückgegeben hat.
BISaM achtet darauf, dass Sie nie zwei Bücher mit dem selben Strichcode eintragen. Sie werden dann schon bei der Neuanlage darauf hingewiesen, dass Sie diesen Strichcode bereits vergeben haben.

Bei der Neuerfassung eines Buchs können Sie sich auf die automatische Erkennung der Barcodes durch BISaM verlassen. Scannen Sie einfach im Feld Barcode den Original-Strichcode ein. BISaM schlägt damit zunächst die Daten des Buches im Internet nach und füllt für Sie die Informationen zu Titel, Autor etc. aus, soweit Daten gefunden wurden.
Außerdem prüft BISaM, ob der selbe Code schon einmal aufgenommen wurde. Erkenn BISaM eine Mehrfacherfassung, werden Sie dazu aufgefordert, einen der vorbereiteten Barcode-Aufkleber über den Original-Code zu kleben und diesen an Stelle des Originals ochmals einzuscannen.